PARA QUÉ PUEDEN AYUDAR LOS SISTEMAS DE GESTIÓN A LAS EMPRESAS

Macbrabant a ECOVERDEl fundador de Macbrabant, Josep Maria Macías, ofrecio la conferencia “Como puede ayudar un sistema de gestión a mi empresa, el caso práctico de El Tinter” en la feria Ecoverd que tuvo lugar en Barcelona el pasado 29 de junio. A continuación, os presentamos un breve resumen de la ponencia.

Parte I. Lo que NO son los Sistemas de Gestión

En primer lugar vamos a enumerar varios tópicos muy extendidos sobre los Sistemas de Gestión (SG). Muy a menudo no se habla de un Sistema de Gestión de la calidad, sino que se habla de la ISO, o más coloquialmente del «sello», refiriéndose en este último caso a la certificación de calidad. De hecho, ISO son las siglas de una organización que elabora normas por consenso internacional y las publica. Entre ellas que están las normas de Sistemas de Gestión de las empresas. Si de la norma de la que se trata es la del sistema de calidad, estaremos hablando de la ISO 9001.

Un Sistema de Gestión se diseña de la forma que más convenga a los objetivos fijados por la alta dirección. Por lo tanto, si, pongamos por ejemplo, el objetivo fundamental de la alta dirección es reducir costes organizativos, pues el sistema de gestión funcionará cuidando los costes de la empresa y generando mejoras de los mismos. Si siguiendo con el ejemplo, resulta que uno de los costes más importantes es el de los errores internos, ya sea de producción o de servicio, pues el sistema se estructurará en torno a la detección de los errores y a su remedio, que probablemente requerirá de una labor de documentación de los procesos y detección y análisis de errores y sus causas. En definitiva, la responsabilidad del enfoque de un Sistema Gestión es de la alta dirección de la empresa que es quien ha decidido implantar el sistema con un objetivo determinado.

También se habla de la ISO como: «son papeles» «es más burocracia». Dicen algunos que la ISO consiste en hacer lo que se viene haciendo desde siempre en la empresa y además un montón de papeles que exigen los auditores para emitir su certificación. Esto, que en demasiadas ocasiones puede ser cierto, no tiene porque ser así. Los requisitos de la Norma ISO no dicen que todo ha de estar por escrito, por lo tanto, está en la mano del que diseña el Sistema de Gestión el que la ISO se convierta en un montón de papeles o sirva para lo que debe servir. El diseño del Sistema de Gestión ha de estar adaptado a la empresa que lo aplica, y puede ser muy simple, en cuanto a documentación, en función de la empresa, del objetivo que haya marcado la alta dirección sobre lo que quiere que le sirva el Sistema, en función de las dimensiones de la empresa y del grado de madurez organizativa en la que se encuentre.

La ISO tampoco es un sistema para disciplinar a la gente, tampoco para ayudar a los jefes a aplicar sus decisiones sin dar más explicaciones, ya sea al personal propio como a los proveedores ayudándose de la frase: «Esto lo pide la ISO«. Todo lo que piden las normas tiene una razón de ser para el objetivo interno que se haya marcado. Nada es por que si, ni porque lo pide el auditor.

Una razón muy común para decidir implantar un Sistema de Gestión es: «porque me lo pide el cliente». «me piden el sello de calidad, sinó no me compran». Si el objetivo es sólo éste, el comentario subsiguiente es, que la ISO supone unos costes que el cliente «no me los paga», en cuyo caso se busca la implantación más barata y los auditores exteriores más baratos y menos exigentes. Y el resultado que se obtiene no puede ser otro que un sistema poco adaptado, que sirve poco a la mejora de la empresa, que no ayuda a reducir costes sinó que los incrementa.

Por último, un Sistema de la calidad, NO es un sistema de gestión paralelo al sistema usado por la Dirección para gestionar el negocio, con objetivos particulares separados de los verdaderos objetivos de negocio, que generan planes de mejora artificialmente creados que no están alineados con los planes reales de mejora de la compañía, con unos indicadores que no constituyen el tablero de mando de la empresa y con una dinámica de seguimiento con reuniones de un comité separado del comité de dirección. Todo este montaje es ficticio y no responde al verdadero uso de los Sistemas de Gestión para la gestión del negocio y la consecución de la mejora continua de la organización.

Parte II. Lo que SI son los Sistemas de Gestión

Un Sistema de Gestión es una forma documentada de funcionar. Un Sistema de Gestión estructurado con los requisitos ISO de sistemas de gestión, se basa en el conocido círculo de Deming (PDCA), que enlaza en un ciclo repetitivo las cuatro(4) tareas típicas de todo proceso enfocado a la mejora, que son: la planificación (Plan), la realización del plan (Do), la comprobación de lo que se ha hecho a la luz de lo planificado (Check) y la toma de acciones para corregir los errores cometidos y generar mejora (Act).

Por eso es tan importante el objetivo que persigue la alta dirección al implantar un Sistema de Gestión. El objetivo, debe ser la mejora continua del negocio. En calidad (ISO 9001), el mantenimiento y aumento de sus clientes aumentando su satisfacción, garantía de su fidelización. En medio ambiente (ISO 14001/EMAS), dar respuesta a la sociedad como parte interesada, cumpliendo la legislación ambiental y minimizando los impactos ambientales de nuestras actividades. En seguridad y salud, (OHSAS18001) garantizando el cumplimiento de las leyes de prevención y dando respuesta a los trabajadores como parte interesada también. En responsabilidad social corporativa (ISO 26000) dando respuesta a los requisitos del resto de las partes interesadas, clientes, proveedores, Administración y comunidad.

La clave para una empresa, hoy en día ya y cada día más, es darse cuenta de su responsabilidad respecto a las partes interesadas de la sociedad que directamente reciben los impactos de sus actuaciones.

Todos estos Sistemas de Gestión enumerados, y también otros que existen, están concebidos para ayudar como herramienta de mejora en las organizaciones en su inevitable camino hacia la excelencia, como garantía de continuidad de las mismas.
La alta dirección ha de ir incrementando su grado de consciencia de su rol como agente motor del cambio social a que la sociedad tiende y el mercado irá exigiendo. Su posicionamiento dependerá del nivel de excelencia que haya alcanzado en comparación con el resto de organizaciones. Y para este camino de excelencia los Sistemas de Gestión son la herramienta fundamental.

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