ESTRUCTURA DOCUMENTAL DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
Al diseñar un Sistema de Gestión (SG) que cumpla los requisitos de las normas ISO, se deben de tomar decisiones fundamentales a la hora de organizar la documentación de la empresa de forma clara y consistente.
De entre las muchas formas de organizar esa documentación, MACBRABANT, con la experiencia de veinte años diseñando sistemas, aplica la sistemática que a continuación se describe:
1. TIPOS DE DOCUMENTOS
Ante todo hay que definir los diferentes tipos de documentos de que costará el SG
Normalmente tendrá un Manual del Sistema, Procedimientos e Instrucciones. Pero pueden haber otros tipos de documentos, como Protocolos, Manuales, Pliegos tipo, Contratos tipo etc. Todos y cada uno de estos documentos pueden tener documentos relacionados como Anexos e Impresos o formatos.
Pero vayamos por partes y analicemos el objeto de cada uno de ellos:
. Manual del SG:
Es el documento más general y de más nivel de la documentación del SG. La lectura de su contenido debe situar exactamente al lector en cada uno de los documentos que se han diseñado y su relacíón con los requisitos de la Norma ISO.
. Procedimientos:
Son los documentos que describen cómo se realizan los procesos. Para cada uno de los procesos identificados pueden haber uno o más procedimientos.
. Instrucciones:
Son documentos en los que se decriben con mucho detalle las tareas que hay que realizar. Son de rango inferior a los procedimientos.
. Protocolos, Manuales, Pliegos tipo o Contratos tipo:
Son documentos que pueden ser necesarios para documentar el SG, que tienen el rango de procedimiento pero que tienen otros objetos, como su mismo título indica.
. Anexos y formatos:
Los Anexos son documentos que descargan de contenido a los documentos de los cuales dependen.
Los Formatos o impresos son documentos que estructuran la forma de cumplimentar requisitos del SG de los cuales hay que dejar registro.
2. RELACIONES DE DEPENDENCIA ENTRE LOS DISTINTOS DOCUMENTOS
Una vez decididos los diferentes tipos de documentos del SG hay que establecer la forma en la que se van a entrelazar, las relaciones entre ellos y sus dependencias.
– Procedimientos: Están relacionados con los Procesos pero son documentos que en la jerarquía documental estárán a segundo nivel, por debajo del Manual del SG y serán documentos independientes.
– Instrucciones: Casi siempre estarán relacionadas con procedimientos, pero pueden haber excepciones. Pueden estar a tercer nivel, dependiendo de cada procedimiento o ser documentos independientes y por tanto estar a segundo nivel en el rango documental.
– Protocolos, Manuales etc: Tendrán el mismo tratamiento que los Procedimientos
– Anexos y formatos:
Los Anexos dependerán estrechamente del documento con el que se relacionan. Recordemos que su contenido, de hecho, descarga el texto del Procedimiento o instrucción etc del cual dependen.
Los formatos o impresos estarán relacionados con los documentos del SG y estarán citados en ellos. La relación de los mismos figurará en el apartado “Anexos” del documento madre.
3. CODIFICACIÓN
La codificación de los documentos, debe ser consistente con las decisiones de dependencia que hemos tomado y a poder ser, su simple lectura ha de dar una idea del documento de que se trata y de su ubicación relacional en la estructura documental del SG.
Por tanto será bueno que en el código alfanumérico que definamos figure el tipo de documento, por ejemplo PR para procedimiento, FO para formato, AN para anexo etc.
Serán necesarios unos dígitos numéricos que nos ordenen el documento dentro de sus homólogos, por ejemplo PR03 si se trata del tercer procedimiento dentro del conjunto de procedimientos del SG.
Si queremos tener una referencia del objeto del documento sólo mirando el código, podemos añadir dos dígitos más, tales como por ejemplo SC para el procedimiento de satisfacción de cliente, quedando su código finalmente así: PR03-SC
Si el documento depende de otro de rango superior conviene que el código lo recoja. Por ejemplo, si es el segundo anexo del procedimiento anterior se podría identificar AN02.PR03, o también invirtiendo los términos para que al clasificar archivos queden todos juntos los que pertenecen al mismo documento: PR03.AN02
4. CUADRO SINÓPTICO DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Por poco complejo que sea el conjunto de documentos del SG, es muy conveniente preparar un cuadro resumen que los contenga todos.
Se puede diseñar un cuadro Excel, en que en filas y agrupados por cada proceso estén todos los documentos, una casilla para cada uno y en columnas su descripción y el tipo de documento. Se puede enlazar cada casilla con la versión vigente de cada documento, con lo que cualquiera puede acceder al documento que le interese, siempre en su última versión.
La actualización de dicho cuadro, así como de los diferentes documentos estará en manos exclusivamente del responsable del SG.
La identificación de las diferentes versiones de un documento y su gestión será objeto de un próximo post.
A continuación y para acabar, presentamos un ejemplo simplificado de dicho cuadro sinóptico.